Version 0.1.11

15. Oktober 2026

Neuerungen

Rundung des Rechnungsbetrags (Rundungsposition)

Bisher wurde der Rechnungsbetrag in ACEO Business immer exakt berechnet und auf einen Rappen genau ausgewiesen, z. B. CHF 1’234.57. Für den Einzahlungsschein und die Buchhaltung musste dieser Betrag so übernommen werden.

Neu kann der Rechnungsbetrag automatisch gerundet werden, z. B. auf 5 Rappen oder auf einen ganzen Franken. Der gerundete Betrag erscheint auf dem QR-Einzahlungsschein und wird beim Einlesen von Zahlungen für die Zuweisung verwendet. Die Differenz zwischen exaktem und gerundetem Betrag wird automatisch als separate Buchungszeile «Rundungsdifferenz» auf ein von Ihnen gewähltes Konto gebucht. Die Positionen auf der Rechnung bleiben dabei unverändert.

Die Rundung richten Sie unter Einstellungen → Rechnungseinstellungen ein. Eine ausführliche Anleitung finden Sie unter Rundung des Rechnungsbetrags.

Rundungsposition aktivieren - schaltet die Rundung ein.
Präzision des Rechnungstotals - auf 1 Rappen, 5 Rappen, 1 Franken, 5 Franken oder 10 Franken genau.
Anpassung des Rechnungstotals - «Kaufmännisches Runden» oder «Abrunden».
Konto für Rundungsdifferenzen - das Konto, auf das die Differenz gebucht wird. Es stehen nur Konten der Kategorie «Aufwand» zur Auswahl.

Empfehlung: Die ACE empfiehlt, für die Rundungsdifferenzen ein eigenes Aufwandkonto anzulegen.

Ist die Rundung aktiviert, wird sie bei jeder neuen ausgehenden Rechnung automatisch angewendet. Im Rechnungsprozess sehen Sie im Schritt Empfänger & Aufteilung die Gesamtsumme, das gerundete Total und die Rundungsdifferenz. Dort kann die Rundung für eine einzelne Rechnung bei Bedarf auch abgewählt werden.

Beispiel: Eine Rechnung ergibt exakt CHF 1’234.57. Mit der Einstellung «Auf 5 Rappen genau» und «Kaufmännisches Runden» lautet der Einzahlungsschein auf CHF 1’234.55. Die Differenz von CHF 0.02 wird automatisch als «Rundungsdifferenz» auf das hinterlegte Aufwandkonto gebucht. Die Rechnung ist damit vollständig bezahlt, sobald CHF 1’234.55 eingehen.

Hinweis: Wird eine Rechnung auf mehrere Rechnungsempfänger aufgeteilt, wird der Anteil jedes Empfängers einzeln gerundet.

Hinweis: Bestehende Rechnungstemplates zeigen weiterhin den exakten Betrag an. Damit der gerundete Betrag und die Rundungsdifferenz auf der Rechnung erscheinen, stehen neue Platzhalter zur Verfügung:

Gesamtbetrag inkl. MWST (gerundet)
Anteil inkl. MWST (gerundet)
Rundungsdifferenz des Anteils
Rundungsdifferenz total

Möchten Sie die Rundung nutzen, empfehlen wir, Ihre Rechnungstemplates entsprechend anzupassen. Die ACE digital solutions ag unterstützt Sie auf Anfrage gerne.

Wichtig: Ist die Rundung einmal aktiviert, sollte sie nicht wieder abgeschaltet werden, solange noch nicht verbuchte Rechnungen mit einer Rundungsdifferenz vorhanden sind.

Die Rundung ist standardmässig deaktiviert. Bestehende Rechnungen sind nicht betroffen.

Neuer Bereich «Dokumente» mit Vorschau

Bisher wurden fertige Exporte (z. B. Journal, Kontoauszüge, Bilanz, Rechnungen, PAIN-Files) in einer kleinen Liste unten in der Navigationsliste angezeigt und mussten heruntergeladen werden, um sie anzusehen.

Neu gibt es in der Navigationsliste den Bereich Dokumente. Im Ordner Ihre temporären Dokumente finden Sie alle Ihre Exporte an einem Ort und können sie direkt in ACEO Business ansehen, ohne sie herunterzuladen:

PDF: Seiten blättern, zoomen, suchen, drucken und Text kopieren
Word (.docx): lesen, suchen und Text kopieren
Excel (.xlsx): zwischen Tabellenblättern wechseln, suchen und Inhalte kopieren
Textdateien und Bilder

Zu jeder Datei sehen Sie unter «Metadaten» den Status («In Verarbeitung», «Bereit», «Fehlgeschlagen») und das Erstellungsdatum. Über die Aktionen können Sie die Datei herunterladen, löschen oder unter Windows direkt in Microsoft Office öffnen.

Statusanzeige für Exporte: Grössere Exporte werden im Hintergrund erstellt. Neu zeigt ein Symbol beim Menüpunkt «Dokumente» an, ob ein Export noch läuft (drehender Kreis) oder fertig ist (gelber Punkt). Mit einem Klick gelangen Sie direkt zur neuen Datei. Neue, noch nicht geöffnete Dateien werden fett hervorgehoben.

Hinweis: Ältere Formate wie .doc, .xls oder PowerPoint-Dateien können nicht in der Vorschau angezeigt werden. Sie lassen sich aber wie gewohnt herunterladen. Beim ersten Öffnen einer Word- oder Excel-Datei kann die Vorschau einen Moment dauern.

Hinweis: Exporte stehen wie bisher während 24 Stunden zur Verfügung und werden danach automatisch entfernt. Speichern Sie Dateien, die Sie länger benötigen, auf Ihrem Computer oder in Ihrer Ablage.

Arbeitsbereich: SharePoint-Ordner direkt im Auftrag

Hinweis: Für diese Funktion muss ACEO Business mit Ihrem Microsoft 365 / SharePoint verbunden sein. Die Einrichtung erfolgt durch die ACE digital solutions ag und/oder Ihren IT-Provider. Kontaktieren Sie uns gerne bei Interesse. Wir werden Sie entsprechend bei der Einrichtung dieser Funktion unterstützen.

Neu kann jeder Auftrag mit einem Ordner in Ihrem SharePoint verknüpft werden (Anleitung Arbeitsbereich). Im Auftrag erscheint dann der Tab Dokumente. Dort sehen Sie die Dateien und Unterordner des verknüpften Ordners und können sie direkt in ACEO Business in der Vorschau ansehen, in SharePoint öffnen oder in Microsoft Word oder Excel zum Bearbeiten öffnen. Zu jeder Datei werden Grösse, Ersteller:in sowie Datum und Person der letzten Bearbeitung angezeigt.

So verknüpfen Sie einen Ordner:

Beim Erstellen eines Auftrags: Mit der Option «Arbeitsbereich erstellen» wird automatisch ein neuer Ordner mit dem Namen des Auftrags angelegt. Der Name kann angepasst werden.
In einem bestehenden Auftrag: Im Tab «Dokumente» können Sie mit «Arbeitsbereich erstellen» einen neuen Ordner anlegen oder mit «Arbeitsbereich verknüpfen» einen bestehenden Ordner suchen und auswählen.

Im Tab «Dokumente» erscheint der verknüpfte Ordner unter dem Namen «Arbeitsablage».

Mehrere Aufträge können mit demselben Ordner verknüpft werden, z. B. wenn mehrere Aufträge zum selben Geschäft gehören.

Wichtig: Jede Person sieht im Arbeitsbereich nur die Dateien, für die sie auch in SharePoint berechtigt ist. Ihre bestehenden SharePoint-Berechtigungen gelten also auch in ACEO Business.

Rapportierte Stunden im Auftragsbericht

Der Bericht Aufträge im Bereich Berichte enthält neu die rapportierten Stunden pro Auftrag:

Rapportierte Stunden: alle auf den Auftrag erfassten Stunden
Rapportierte Stunden (gefiltert): nur die Stunden im gewählten Zeitraum des Berichts

Beide Werte stehen zusätzlich im Dezimalformat zur Verfügung (z. B. 2.5 statt 2h 30min), damit Sie in Excel direkt damit rechnen können.

Erfolg in Bilanz und Erfolgsrechnung

Bisher zeigte die Erfolgsrechnung kein Gesamtergebnis, und in der Bilanz war die Differenz zwischen den Kontengruppen nicht verständlich beschriftet.

Neu sehen Sie in der Bilanzübersicht den «Noch nicht verbuchten Erfolg» und in der Übersicht Erfolgsrechnung den «Erfolg» der Periode (siehe Bilanz / Erfolgsrechnung). Auch die Berichte «Bilanz» und «Erfolgsrechnung» enthalten neu am Ende eine Zeile mit dem Ergebnis (Eröffnungssaldo, Total Soll, Total Haben, Schlusssaldo).

GwG-Einstufung von Aufträgen

Bisher mussten Sie ausserhalb von ACEO Business festhalten, ob ein Auftrag dem Geldwäschereigesetz (GwG) untersteht und welche Risikostufe die beteiligten Parteien haben.

Neu können Sie jeden Auftrag direkt in ACEO Business einstufen. Im Auftrag finden Sie im Tab Details die Karte GwG-Einstufung (Anleitung). Mit «Einstufung starten» öffnet sich ein Assistent in vier Schritten:

Tätigkeit: Welche Tätigkeit betrifft dieser Auftrag? Zur Auswahl stehen z. B. «Kauf/Verkauf Liegenschaft», die Gründung oder die Verwaltung einer Gesellschaft, Stiftung oder eines Trusts sowie der Kauf/Verkauf einer Rechtseinheit. Mit «Keine» ist der Auftrag direkt «Nicht relevant».
Fragebogen: ACEO Business stellt nacheinander die Ausnahmefragen zur gewählten Tätigkeit, die Sie mit «Ja», «Nein» oder «Unsicher» beantworten. Trifft eine Ausnahme zu, ist der Auftrag «Nicht relevant», und die Rechtsgrundlage wird angezeigt. Bei «Unsicher» lautet das Ergebnis «Manuelle Prüfung erforderlich».
Parteien: Ist der Auftrag «Relevant», wählen Sie die Vertragsparteien, für die eine Risikostufe hinterlegt werden muss. Zusätzlich können Sie eine Begründung erfassen.
Prüfen & Speichern: Sie sehen die Zusammenfassung und speichern die Einstufung.

Danach zeigt die Karte im Auftrag den Status, die Tätigkeit und die Begründung. Bei relevanten Aufträgen sehen Sie unter «GwG-Parteien und Risikostufe» jede Partei mit ihrer Risikostufe («Kein Risiko», «Tief», «Mittel», «Erhöht»). Die Risikostufe tragen Sie mit «Risikostufe erfassen» als Ergebnis des SRO-Formulars 05B ein. Das Formular selbst wird weiterhin ausserhalb von ACEO Business ausgefüllt, unterzeichnet und abgelegt. Ist eine Partei bereits eingestuft, bestätigen Sie die bestehende Risikostufe für den Auftrag mit «Unverändert gültig».

Über «Beantwortete Fragen anzeigen» sehen Sie jederzeit, wer den Auftrag wann wie eingestuft hat. Mit «Einstufung wiederholen» kann ein Auftrag neu eingestuft werden. Frühere Einstufungen bleiben als Verlauf erhalten.

In der Organisation zeigt der Tab Details zusätzlich die Karte GwG-Risikoeinstufung mit der GwG-Nummer, der aktuellen Risikostufe und den GwG-relevanten Aufträgen. Die Risikostufe kann dort auch direkt erfasst oder editiert werden. Eine geänderte Risikostufe gilt sofort für alle Aufträge der Organisation.

Beispiel: Eine Notarin beurkundet den Verkauf einer Liegenschaft. In der Einstufung wählt sie als Tätigkeit «Kauf/Verkauf Liegenschaft» und beantwortet die Ausnahmefragen. Da keine Ausnahme zutrifft, ist der Auftrag «Relevant». Sie wählt Käufer und Verkäufer als Parteien und erfasst für beide das Ergebnis des SRO-Formulars 05B. Die Einstufung ist damit im Auftrag dokumentiert.

Hinweis: Für diese Funktion muss das Modul GwG-Einstufung in Ihrem ACEO Business aktiviert sein. Die Einrichtung erfolgt durch die ACE digital solutions ag. Bei Interesse kontaktieren Sie uns gerne.

Berechtigungen für dieses neue Feature werden allen Ihren Mitarbeitenden freigeschaltet. Sollten Sie dies einschränken wollen, können wir die Berechtigungen entsprechend für einen Teil Ihrer Nutzer:innen einschränken.

Anpassungen

Zeiterfassung: Mitarbeitende und Profil nachträglich ändern

Bisher konnten bei einer bestehenden Zeiterfassung die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter und das Profil nicht mehr geändert werden. Wurde eine Zeit unter dem falschen Profil erfasst, musste der Eintrag gelöscht und neu erstellt werden.

Neu können in einem Auftrag bzw. einer Auftragsposition bei offenen Zeiterfassungen (Anleitung) Mitarbeitende und Profil nachträglich angepasst werden. In der eigenen Zeiterfassung kann das Profil geändert werden. Es werden jeweils nur Mitarbeitende und Profile angeboten, die für den Auftrag zulässig sind.

Beispiel: Eine Mitarbeiterin erfasst eine Besprechung versehentlich unter dem Profil «Sachbearbeitung» statt «Notarin». Sie korrigiert das Profil direkt im Eintrag, und der Stundensatz des neuen Profils wird übernommen.

Hinweis: Bereits (teilweise) verrechnete Zeiterfassungen können weiterhin nicht geändert werden. Ein manuell angepasster Stundensatz wird beim Profilwechsel durch den Satz des neuen Profils ersetzt.

Kontoauszug mit Eröffnungssaldo

Der Kontoauszug zeigt neu als erste Zeile den Eröffnungssaldo des gewählten Zeitraums, sowohl in der Ansicht als auch im Bericht «Kontoauszug». Bei Ertrags- und Aufwandkonten beträgt der Eröffnungssaldo jeweils 0. Die Zeile «Eröffnungssaldo» erscheint auch im Klientenkontoauszug.

Rechnungslisten in der Buchhaltung

In den Tabs Rechnungsausgang und Rechnungseingang Ihrer Buchhaltung sowie im Tab Rechnungen eines Auftrags wurden die Standardansichten überarbeitet:

Die Ansichten «Standard Liste (Rechnungsausgang)» und «Standard Liste (Rechnungseingang)» stehen in der Auswahl «Ansicht wählen» neu zuoberst. «Standard Liste (Rechnungsausgang)» ist neu die vorausgewählte Ansicht, sofern Sie keine eigene Standardansicht festgelegt haben.
Beträge inkl. Steuer werden neu gerundet angezeigt, also so, wie sie auf dem Einzahlungsschein stehen (siehe Rundung des Rechnungsbetrags). Die Spalten heissen «Anteil inkl. Steuer (gerundet)» bzw. «Total Betrag inkl. Steuer (gerundet)».
Die Ansichten «Standard Liste (Netto)» und «Standard Liste (Brutto)» zeigen neu den Anteil des jeweiligen Rechnungsempfängers statt des Rechnungstotals.

Hinweis: Haben Sie selbst eine Standardansicht festgelegt, bleibt diese erhalten.

Weitere Verbesserungen

Wird eine Vorschussrechnung direkt aus einem Auftrag erstellt, sind die Buchhaltung und der offene Betrag des Auftrags neu bereits vorausgefüllt. Bei der Abrechnungsmethode «Vereinbart» ist zudem das Gegenkonto vorausgefüllt.
Die Suche in Konten, Kontengruppen und Steuern findet neu auch Einträge über die benutzerdefinierte und die externe ID, und Akzente spielen keine Rolle mehr (z. B. findet «Gebuhren» auch «Gebühren»).
Die Zahlungsdatei (pain.001) fordert bei der Bank zur Sammelbuchung neu ausdrücklich ein detailliertes Avis an, in dem die einzelnen Zahlungen aufgeführt werden, sofern Ihre Bank dies unterstützt.
Archivierte Mitarbeitendenprofile können neu im Tab «Mitarbeitendenprofile» einer Kontaktperson wiederhergestellt werden.
Eine Berichtsammlung umfasst neu höchstens 100 Excel-Arbeitsblätter. Wird die Grenze erreicht, weist ein zusätzliches Arbeitsblatt darauf hin, und die übrigen Berichte werden nicht mehr aufgenommen.
Beim Verbuchen einer Transaktion wird oben rechts neu der (gerundete) Anteil der ausgewählten Rechnungen angezeigt statt des Rechnungstotals. Sind mehrere Rechnungen ausgewählt, wird darunter die Summe angezeigt.
Im Rechnungsprozess werden neu auch Postleitzahlen mit Buchstaben (z. B. für Adressen im Ausland) akzeptiert.
Die «Art der Abrechnung» einer Auftragsposition kann neu auch im Status «Entwurf» geändert werden.
Beim Erstellen eines Auftrags werden die Klientenkonti nach Abteilung und Kunde gefiltert, auch wenn die Abteilung automatisch übernommen wurde.
Datensätze, bei denen Werte in inzwischen archivierten Detailfeldern hinterlegt sind, können wieder bearbeitet und gespeichert werden.
Lange Namen von Organisationen, Kontaktpersonen, Aufträgen und Buchhaltungen werden im Seitenkopf neu sauber gekürzt.
Der Rechnungsprozess, der Berichtsassistent und die Transaktionsdetails nutzen neu die volle Fensterhöhe.
Wird eine Buchung in einen früheren Monat verschoben, wird der Saldo des richtigen Monats korrigiert.
In den Ansichten Bilanz und Erfolgsrechnung ist die Währungsgenauigkeit neu standardmässig auf 1 Rappen genau eingestellt (bisher auf 1 Franken). Sie können sie wie bisher pro Ansicht ändern.
Weitere Fehlerbehebungen und technische Verbesserungen