Art der Abrechnung definieren
ACEO Business bietet die Möglichkeit in Form der Auftragspositionen individuelle Abrechnungsarten innerhalb eines Auftrages festzulegen. Dies ermöglicht es die Vorschriften für eine notariats- und anwaltsgerechte Abrechnung (z.B. unter Berücksichtigung der Verordnung über die Notariatsgebühren (GebVN) oder der Verordnung über die Bemessung des Parteikostenersatzes (PKV)) korrekt einzuhalten und die unterschiedlichen Abrechnungsarten entsprechend für jeden Auftrag auszuweisen.
ACEO Business unterscheidet die folgenden Abrechnungsarten:
(Fix)Preis / Nach Wert / Nach Zeitaufwand
(Fix)Preis
Es ist möglich für Auftragspositionen die Abrechnungsart “Preis” auszuwählen. Dabei kann im Feld “Preis” ein fixer betrag für diese Auftragsposition festgelegt werden. Dies ist dann von Vorteil, wenn sie innerhalb einen Auftrages Positionen verrechnen wollen, die sich nicht mehr verändern werden und nicht vom Zeitaufwand abhängig sind.
Beispiel: Sie erstellen für einen Klienten eine Beglaubigung und verrechnen für diese immer CHF 25.00 (gem. Art. 27 GebVN, Kanton Bern)
Für jede Auftragsposition die Sie regelmässig verwenden werden, können Sie gezielte Vorlagen erstellen. Dies wird Ihnen den Arbeitsaufwand der Erfassung wiederkehrender Positionen minimieren.
Nach Wert
Die Abrechnungsposition “Nach Wert” wird für Leistungen verwendet, deren Gebühr von einer Berechnungsgrundlage wie einem Geschäfts- oder Vertragswert abhängt.
Sie stellt sicher, dass wertabhängige Gebühren gemäss Ihren kantonalen Vorschriften korrekt abgerechnet werden. ACEO berechnet die Gebühr automatisch anhand des erfassten Werts und des hinterlegten Tarifs.
Damit eignet sich diese Abrechnungsposition für alle Leistungen, die nicht nach Zeit, sondern nach Wert verrechnet werden müssen.
Im Feld der Berechnung kann die für das Rechtsgeschäft entsprechende Berechnungsgrundlage ausgewählt werden.
Darunterliegend kann im Feld “Wert” die Bemessungsgrundlage des vorliegenden Rechtsgeschäftes eingegeben werden (bspw. CHF 1’500’000.00 für den Kaufpreis in einem Kaufvertrag einer Liegenschaft).
Anhand des eingegebenen Wertes wird im Tarifrechner automatisch ein Minimal- und ein Maximalwert ausgefüllt. Der Schieberegler des Tarifrechners ist immer auf den Mitteltarif eingestellt.
Wird der Schieberegler auf eine Seite verschoben, kann er über den Reset-Pfeil immer wieder auf den Mitteltarif zurückgesetzt werden. So können Sie immer den gewünschten Betrag für das Ihnen vorliegende Rechtsgeschäft festlegen.
Im darunterliegenden Beschreibungsfeld können Sie jeweils eine Begründung für die Abweichung vom Mitteltarif festlegen (z.B. gem. Art. 6a Abs. 1 Lit. c GebVN). Sollte diese Begründung auf der Rechnung abgebildet werden, können Sie diese im Rechnungsposition ergänzen.
Obschon hier eine Gebühr für die Abrechnung resultiert, können Sie auf eine Auftragsposition mit dieser Art der Abrechnung ganz normal Ihre Arbeitszeit verbuchen.
Nach Zeitaufwand
Für einfach Beratungsleistungen können Sie die Abrechnungsart “Nach Zeitaufwand” festlegen. Dies dient als Voraussetzung, damit sie Ihre effektiv geleistete Arbeit in Form eines Eintrags in der Zeiterfassung festhalten können. Diese wird schlussendlich 1:1 verrechnet und ist von keinen Limiten abhängig.
Für die Errichtung öffentlicher Urkunden mit einer Gebühr nach gebotenem Zeitaufwand wird jeweils eine Minimalgebühr verrechnet. Dies kann ebenfalls mit der Abrechnungsart “Nach Zeitaufwand” optimal abgebildet werden.
Diese Abrechnungsart ist die optimale Grundlage um Ihre Zeit auf einer Auftragsposition zu verrechnen. Hier kommt ergänzend hinzu, dass Sie jeweils einen Minimalwert und/oder einen Maximalwert für diese Auftragsposition festgelegen können.
Beispiel: Sie verurkunden einen Vorsorgeauftrag für eine Klientin. Hierzu können Sie auf der neu geschaffenen Auftragsposition “Vorsorgeauftrag für Frau XX” die Abrechnungsart “Nach Zeitaufwand” festlegen und den Minimalwert gemäss Art. 8a GebVN auf CHF 300.00 festsetzten. Somit wird mindestens immer CHF 300.00 für diese Auftragsposition verrechnet. Gehen Ihre Aufwände darüber hinaus, werden diese zum effektiv rapportierten Wert verrechnet.
Für diese Art der Abrechnung ist es wichtig, dass Sie in Ihrem ACEO Business einen Stundenansatz für Ihre Kontaktperson oder für ihren Anstellungstyp (bspw. Notar oder dipl. Notariatsfachangestellte) hinterlegt haben.