GwG-Einstufung

Mit der GwG-Einstufung halten Sie direkt im Auftrag fest, ob der Auftrag dem Geldwäschereigesetz (GwG) untersteht. Ist der Auftrag GwG-relevant, erfassen Sie zusätzlich für jede beteiligte Partei die Risikostufe. So ist die Einstufung jederzeit im Auftrag dokumentiert und nachvollziehbar.

Voraussetzungen

Für diese Funktion muss das Modul GwG-Einstufung in Ihrem ACEO Business aktiviert sein. Diese Einrichtung wird Initial durch die ACE digital solutions ag vorgenommen.

Zusätzlich benötigen Sie die passenden Berechtigungen:

• Um die GwG-Einstufung im Auftrag zu sehen, benötigen Sie die Berechtigung zum Anzeigen von GwG-Einstufungen.
• Um einen Auftrag einzustufen und Risikostufen zu erfassen, benötigen Sie die Berechtigung zum Erstellen von GwG-Einstufungen.

Diese Berechtigungen sind standardmässig hinterlegt. Wenn Sie diese Berechtigung nicht für alle Mitarbeitenden freigeben möchten, kann die ACE digital solutions ag dies gerne auf Anfrage anpassen.

Als Parteien stehen die Kunden des Auftrags zur Auswahl. Verknüpfen Sie deshalb vor der Einstufung alle Vertragsparteien als Kunden mit dem Auftrag (siehe Auftrag mit Kunden verknüpfen).

Karte «GwG-Einstufung» im Auftrag

Die GwG-Einstufung finden Sie im Auftrag im Tab Details in der Karte GwG-Einstufung. Die Karte zeigt:

• Status: «Noch nicht eingestuft», «Relevant», «Nicht relevant» oder «Manuelle Prüfung erforderlich»
• Tätigkeit: die im Assistenten gewählte Tätigkeit
• Begründung: falls eine Begründung erfasst wurde
• GwG-Parteien und Risikostufe: nur bei relevanten Aufträgen, siehe Risikostufe der Parteien erfassen

Auftrag einstufen

1. Öffnen Sie den Auftrag und wechseln Sie in den Tab «Details».
2. Klicken Sie in der Karte «GwG-Einstufung» oben rechts auf «Einstufung starten» .

Sind mit dem Auftrag noch keine Kunden verknüpft, erscheint der Hinweis «Für diesen Auftrag wurden noch keine Kunden erfasst». Sie können die Einstufung trotzdem starten, haben aber im Schritt «Parteien» keine Parteien zur Auswahl.

Es öffnet sich der Assistent GwG-Einstufung. Oben sehen Sie den Namen und die Kunden des Auftrags. Der Assistent führt Sie in vier Schritten durch die Einstufung. Mit den Pfeilen unten links und rechts wechseln Sie zwischen den Schritten.

1. Schritt: Tätigkeit

Wählen Sie unter «Welche Tätigkeit betrifft dieser Auftrag?» die passende Tätigkeit:

• Kauf/Verkauf Liegenschaft
• Gründung Gesellschaft/Stiftung/Trust
• Verwaltung/Führung Gesellschaft/Stiftung/Trust
• Kauf/Verkauf einer Rechtseinheit
• Keine

Wählen Sie «Keine», ist der Auftrag «Nicht relevant». Der Assistent springt direkt zum Schritt «Prüfen & Speichern».

2. Schritt: Fragebogen

ACEO Business stellt Ihnen nacheinander die Fragen zur gewählten Tätigkeit. Beantworten Sie jede Frage mit «Ja», «Nein» oder «Unsicher». Je nach Antwort geht es wie folgt weiter:

• Nein: Die nächste Frage wird angezeigt. Beantworten Sie auch die letzte Frage mit «Nein», ist der Auftrag «Relevant».
• Ja: Eine Ausnahme trifft zu. Der Auftrag ist «Nicht relevant», und der Fragebogen ist abgeschlossen.
• Unsicher: Der Fragebogen ist abgeschlossen, und das Ergebnis lautet «Manuelle Prüfung erforderlich».

Ändern Sie eine bereits beantwortete Frage, werden alle folgenden Antworten zurückgesetzt.

Hinweis: Wenn Sie aus dem Fragebogen zum Schritt «Tätigkeit» zurückgehen, werden alle Antworten des Fragebogens verworfen.

3. Schritt: Parteien

Oben sehen Sie den GwG-Status und, falls eine Ausnahme zutrifft, die Rechtsgrundlage (z. B. «Reine Beurkundung, Art. 2 Abs. 4ter Bst. h GwG»).

Ist der Auftrag «Relevant», wählen Sie unter Parteien wählen die Vertragsparteien, für die eine Risikostufe hinterlegt werden muss. Zu jeder Partei sehen Sie ihre Rolle im Auftrag und ihre aktuelle Risikostufe. Für jede gewählte Partei ist eine Risikoeinteilung nach SRO-Formular 05B vorzunehmen.

Im Feld «Begründung» können Sie Ihre Einstufung zusätzlich begründen.

Wenn Sie zum Fragebogen zurückgehen, werden die ausgewählten Parteien verworfen.

4. Schritt: Prüfen & Speichern

Sie sehen die Zusammenfassung mit dem GwG-Status, der Rechtsgrundlage, den gewählten Parteien, der Begründung und allen beantworteten Fragen. Prüfen Sie die Angaben und speichern Sie die Einstufung über das gelbe Speichersymbol.

Anschliessend kehren Sie in den Auftrag zurück. Die Karte «GwG-Einstufung» zeigt nun das Ergebnis.

Risikostufe der Parteien erfassen

Bei relevanten Aufträgen sehen Sie in der Karte «GwG-Einstufung» unter GwG-Parteien und Risikostufe jede gewählte Partei mit ihrer Risikostufe:

• Noch nicht eingestuft
• Kein Risiko
• Tief
• Mittel
• Erhöht

Die Risikostufe gilt für die Organisation und damit für alle Aufträge dieser Geschäftsbeziehung. Wurde eine Partei bereits in einem früheren Auftrag eingestuft, wird ihre bestehende Risikostufe übernommen.

Fahren Sie mit der Maus über eine Partei, um die Aktionen einzublenden.

Risikostufe erfassen

1. Fahren Sie mit der Maus über eine Partei mit der Risikostufe «Noch nicht eingestuft» und klicken Sie auf «Risikostufe erfassen» .
2. Wählen Sie die Risikostufe. Tragen Sie hier das Ergebnis des SRO-Formulars 05B ein. Das Formular selbst wird weiterhin ausserhalb von ACEO Business ausgefüllt, unterzeichnet und abgelegt.
3. Optional: Halten Sie im Feld Begründung fest, in welcher Eigenschaft die Organisation eingestuft wurde, wenn das nachvollziehbar sein soll.
4. Speichern Sie die Risikostufe über das gelbe Speichersymbol.

Die erfasste Risikostufe gilt damit für diesen Auftrag als bestätigt. Ist die Organisation in weiteren Aufträgen Partei, in denen ihre Risikostufe noch nicht eingestuft war, gilt sie dort ebenfalls als bestätigt.

Risikostufe editieren

Hat sich die Einschätzung einer bereits eingestuften Organisation geändert, passen Sie die Risikostufe an:

1. Fahren Sie mit der Maus über die Partei und klicken Sie auf «Risikostufe editieren».
2. Wählen Sie die neue Risikostufe und ergänzen Sie bei Bedarf die Begründung. Unten sehen Sie, wer die bisherige Risikostufe wann erfasst hat.
3. Speichern Sie die Risikostufe über das gelbe Speichersymbol.

Die neue Risikostufe gilt sofort für alle Aufträge, in denen die Organisation GwG-Partei ist, und ist dort als von Ihnen geprüft bestätigt. Die bisherige Risikostufe bleibt unter «Frühere GwG-Risikoeinstufungen» erhalten. Bei jeder Änderung vergibt ACEO Business eine neue GwG-Nr.

Die Risikostufe können Sie auch direkt in der Organisation erfassen oder editieren (siehe GwG-Risikoeinstufung).

Bestehende Risikostufe für diesen Auftrag bestätigen

Wählen Sie im Assistenten eine Partei, die bereits aus einem früheren Auftrag eingestuft ist, wird ihre bestehende Risikostufe übernommen. Diese muss für den neuen Auftrag bestätigt werden. Bis dahin erscheint bei der Partei der Hinweis «Risikostufe für diesen Auftrag noch nicht bestätigt».

1. Fahren Sie mit der Maus über die Partei und klicken Sie auf «Unverändert gültig».
2. Bestätigen Sie die Rückfrage, dass die bestehende Risikoeinteilung dieser Organisation für diesen Auftrag unverändert gilt.

Danach verschwindet der Hinweis. ACEO Business hält fest, wer die Risikostufe wann für diesen Auftrag geprüft hat.

Hat sich die Einschätzung geändert, bestätigen Sie die Risikostufe nicht, sondern passen Sie sie mit «Risikostufe editieren» an.

Details zur Risikostufe anzeigen

Über «Details zur Risikostufe anzeigen» öffnen Sie rechts eine Übersicht zur Partei:

• Risikostufe, GwG-Nr. und Begründung
• Wer die Risikostufe wann erfasst hat
• Unter Dieser Auftrag: wer die Risikostufe wann für diesen Auftrag geprüft hat, bzw. ob die Bestätigung noch aussteht
• Unter Frühere GwG-Risikoeinstufungen: alle früheren Risikostufen der Organisation

Die GwG-Nr. vergibt ACEO Business automatisch, sobald eine Organisation zum ersten Mal als GwG-Partei gewählt wird, und neu bei jeder Änderung der Risikostufe.

Beantwortete Fragen anzeigen

Über «Beantwortete Fragen anzeigen» in der Karte «GwG-Einstufung» sehen Sie rechts:

• den Status und die Begründung der aktuellen Einstufung
• alle beantworteten Fragen des Fragebogens
• wer den Auftrag wann eingestuft hat
• unter Frühere GwG-Einstufungen alle früheren Einstufungen dieses Auftrags mit ihren Antworten

Einstufung wiederholen

Hat sich am Auftrag etwas geändert, können Sie ihn neu einstufen. Klicken Sie dazu in der Karte «GwG-Einstufung» auf «Einstufung wiederholen» und durchlaufen Sie den Assistenten erneut.

Die neue Einstufung ersetzt die bisherige im Auftrag. Die früheren Einstufungen bleiben unter «Beantwortete Fragen anzeigen» als Verlauf erhalten. Eine Einstufung kann nicht gelöscht werden.

GwG-Einstufung in der Organisation

Ist eine Organisation in einem GwG-relevanten Auftrag als Partei gewählt, sehen Sie ihre Risikostufe und alle zugehörigen Aufträge auch in der Organisation (siehe GwG-Risikoeinstufung).

Beispiel

Eine Notarin beurkundet den Verkauf einer Liegenschaft. Käufer und Verkäufer sind als Kunden mit dem Auftrag verknüpft.

1. Im Assistenten wählt sie die Tätigkeit «Kauf/Verkauf Liegenschaft».
2. Sie beantwortet alle Ausnahmefragen mit «Nein». Der Auftrag ist damit «Relevant».
3. Sie wählt Käufer und Verkäufer als Parteien und speichert die Einstufung.
4. Für den Käufer, der bereits aus einem früheren Auftrag eingestuft ist, bestätigt sie mit «Unverändert gültig». Für den Verkäufer erfasst sie mit «Risikostufe erfassen» das Ergebnis des SRO-Formulars 05B.

Die Einstufung ist damit vollständig im Auftrag dokumentiert.