Arbeitsbereich

Mit dem Arbeitsbereich verknüpfen Sie einen Auftrag mit einem Ordner in Ihrem SharePoint. Die Dateien und Unterordner dieses Ordners sehen Sie anschliessend direkt im Auftrag im Tab Dokumente, ohne ACEO Business zu verlassen.

Voraussetzungen

Für diese Funktion muss ACEO Business mit Ihrem Microsoft 365 / SharePoint verbunden sein. Dabei wird auch festgelegt, in welchem SharePoint-Ordner die Arbeitsbereiche abgelegt werden. Die Einrichtung erfolgt durch die ACE digital solutions ag. Bei Interesse kontaktieren Sie uns gerne.

Ist der Arbeitsbereich nicht eingerichtet, werden die Option «Arbeitsbereich erstellen» beim Erfassen eines Auftrags und der Tab «Dokumente» im Auftrag nicht angezeigt.

Arbeitsbereich beim Erstellen eines Auftrags anlegen

1. Erfassen Sie den Auftrag wie gewohnt (siehe Auftrag hinzufügen).
2. Aktivieren Sie die Option «Arbeitsbereich erstellen».
3. Im Feld «Ordner Name» wird der Name des Auftrags übernommen. Sie können den Namen bei Bedarf anpassen.
4. Speichern Sie den Auftrag.

ACEO Business legt den Ordner in SharePoint an und verknüpft ihn mit dem neuen Auftrag. Existiert bereits ein Ordner mit demselben Namen, vergibt SharePoint automatisch einen anderen Namen für den neuen Ordner.

Hinweis: Der Ordnername darf höchstens 100 Zeichen lang sein und keines der folgenden Zeichen enthalten: " * : < > ? / \ |

Arbeitsbereich in einem bestehenden Auftrag anlegen oder verknüpfen

Solange ein Auftrag noch mit keinem Ordner verknüpft ist, finden Sie im Tab «Dokumente» oben rechts die Schaltflächen «Arbeitsbereich erstellen» und «Arbeitsbereich verknüpfen» .

Neuen Ordner erstellen

1. Öffnen Sie den Auftrag und wechseln Sie in den Tab «Dokumente».
2. Klicken Sie auf «Arbeitsbereich erstellen».
3. Im Feld «Ordner Name» ist der Name des Auftrags vorausgefüllt. Passen Sie ihn bei Bedarf an.
4. Bestätigen Sie mit «Arbeitsbereich erstellen».

Bestehenden Ordner verknüpfen

1. Öffnen Sie den Auftrag und wechseln Sie in den Tab «Dokumente».
2. Klicken Sie auf «Arbeitsbereich verknüpfen».
3. Geben Sie im Suchfeld einen Teil des Ordnernamens ein. Zur Auswahl stehen die Ordner, die direkt im eingerichteten SharePoint-Ordner für Arbeitsbereiche liegen.
4. Wählen Sie den gewünschten Ordner aus und klicken Sie auf «Verknüpfen».

Mehrere Aufträge können mit demselben Ordner verknüpft werden, z. B. wenn mehrere Aufträge zum selben Geschäft gehören.

Wichtig: Ein verknüpfter Ordner kann in ACEO Business nachträglich nicht mehr gelöst oder durch einen anderen Ordner ersetzt werden. Prüfen Sie deshalb vor dem Verknüpfen, ob Sie den richtigen Ordner gewählt haben.

Tab «Dokumente» im Auftrag

Im Tab «Dokumente» sehen Sie links den verknüpften Ordner unter dem Namen Arbeitsablage mit seinen Dateien und Unterordnern. Zusätzlich wird auch hier der Ordner «Ihre temporären Dokumente» mit Ihren Exporten angezeigt (siehe Dokumente und Downloads).

Wenn Sie eine Datei auswählen, wird sie rechts in der Vorschau angezeigt. PDF-, Word- (.docx) und Excel-Dateien (.xlsx) sowie Textdateien und Bilder können direkt in ACEO Business angesehen werden, ohne sie herunterzuladen.

Für die ausgewählte Datei stehen Ihnen oberhalb der Vorschau folgende Aktionen zur Verfügung:

• In SharePoint öffnen: Die Datei wird in einem neuen Tab in SharePoint geöffnet.
• In Microsoft Office öffnen: Word- und Excel-Dateien werden zum Bearbeiten direkt in Microsoft Word bzw. Excel geöffnet.
• Metadaten: Zeigt Dateityp, Dateigrösse, Ersteller:in, Erstellungsdatum sowie Person und Datum der letzten Bearbeitung an.

Dateien im Arbeitsbereich bearbeiten, umbenennen oder löschen Sie in SharePoint bzw. in Microsoft Office.

Berechtigungen

Jede Person sieht im Arbeitsbereich nur die Ordner und Dateien, für die sie auch in SharePoint berechtigt ist. Ihre bestehenden SharePoint-Berechtigungen gelten also auch in ACEO Business. Das gilt auch für die Suche beim Verknüpfen eines Ordners.