Rundung des Rechnungsbetrags

ACEO Business kann den zu zahlenden Betrag Ihrer ausgehenden Rechnungen automatisch runden, z. B. auf 5 Rappen oder auf einen ganzen Franken. In ACEO Business heisst diese Funktion «Rundungsposition».

Die für die Rechnung berücksichtigten Positionen aus dem Auftrag, aus der manuell erfassten Rechnung oder aus dem Vorschuss bleiben dabei unverändert. Gerundet wird nur der Betrag, den Ihre Klientschaft bezahlt. Die Differenz zwischen dem exakten und dem gerundeten Betrag bucht ACEO Business automatisch auf ein Konto Ihrer Wahl.

Die Rundung ist standardmässig deaktiviert. Bestehende Rechnungen sind nicht betroffen.

Wichtig: Ist die Rundung einmal aktiviert, sollte sie nicht wieder abgeschaltet werden, solange noch nicht verbuchte Rechnungen mit einer Rundungsdifferenz vorhanden sind.

Achtung: Die Rundung des Rechnungsbetrags ist nicht mit der automatischen Betragsanpassung in den Rechnungseinstellungen gleichzusetzen. Die automatische Betragsanpassung verändert die Beträge der einzelnen Rechnungspositionen. Die Rundung des Rechnungsbetrags verändert nur den zu zahlenden Betrag.

Rundung einrichten

Die Rundung richten Sie pro Buchhaltung in den Rechnungseinstellungen ein:

1. Öffnen Sie im Bereich Einstellungen den Tab «Rechnungseinstellungen».
2. Erfassen Sie eine neue Rechnungseinstellung für die gewünschte Buchhaltung oder bearbeiten Sie die bestehende.
3. Aktivieren Sie «Rundungsposition aktivieren». Danach erscheinen drei weitere Felder, die alle ausgefüllt werden müssen.
4. Speichern Sie die Einstellung über das gelbe Speichersymbol.

Feld	Bedeutung
«Präzision des Rechnungstotals»	Auf welchen Betrag gerundet wird: «Auf 1 Rappen genau», «Auf 5 Rappen genau», «Auf 1 Franken genau», «Auf 5 Franken genau» oder «Auf 10 Franken genau».
«Anpassung des Rechnungstotals»	Wie gerundet wird: «Kaufmännisches Runden» rundet auf den nächstgelegenen Betrag auf oder ab. «Abrunden» rundet immer zugunsten Ihrer Klientschaft ab.
«Konto für Rundungsdifferenzen»	Das Konto, auf das die Rundungsdifferenz gebucht wird. Zur Auswahl stehen nur Konten der Kategorie «Aufwand» der gewählten Buchhaltung.

Empfehlung: Die ACE empfiehlt, für die Rundungsdifferenzen ein eigenes Aufwandkonto anzulegen.

Wirkung auf Rechnung, Zahlung und Buchung

Ist die Rundung aktiviert, wird sie bei jeder neuen ausgehenden Rechnung dieser Buchhaltung automatisch angewendet:

• Einzahlungsschein: Der QR-Einzahlungsschein lautet auf den gerundeten Betrag.
• Zahlungseingang: Beim Einlesen einer CAMT-Datei wird eine Zahlung der Rechnung automatisch zugewiesen, wenn sie dem gerundeten Betrag entspricht.
• Buchung: Die Rundungsdifferenz wird als separate Buchungszeile «Rundungsdifferenz» auf das hinterlegte Konto gebucht. Bei der MWST-Abrechnungsmethode «Vereinbart» geschieht dies bei der Buchung der Rechnung, bei «Vereinnahmt» bei der Buchung der Zahlung.

Beispiel: Eine Rechnung ergibt exakt CHF 1’234.57. Mit den Einstellungen «Auf 5 Rappen genau» und «Kaufmännisches Runden» lautet der Einzahlungsschein auf CHF 1’234.55. Die Differenz von CHF 0.02 wird als «Rundungsdifferenz» auf das hinterlegte Aufwandkonto gebucht. Die Rechnung ist vollständig bezahlt, sobald CHF 1’234.55 eingehen.

Rundung im Rechnungsprozess

Im Rechnungsprozess sehen Sie die Rundung im Schritt Empfänger & Aufteilung. Neben dem Button für die gleichmässige Aufteilung finden Sie die Option «Rundungsposition aktivieren». Sie wird nur angezeigt, wenn die Rundung für die gewählte Buchhaltung eingerichtet ist, und ist standardmässig aktiviert.

Ist die Option aktiviert, zeigt Ihnen ACEO Business:

• unten die Gesamtsumme, das Total (gerundet) und die Rundungsdifferenz
• bei jedem Rechnungsempfänger die Rundungsdifferenz und den Anteil inkl. Steuer (gerundet)

Soll eine einzelne Rechnung nicht gerundet werden, deaktivieren Sie «Rundungsposition aktivieren». Die Rechnung wird dann mit dem exakten Betrag erstellt. Die Rechnungseinstellung bleibt unverändert und gilt weiterhin für alle weiteren Rechnungen.

Aufgeteilte Rechnungen

Wird eine Rechnung auf mehrere Rechnungsempfänger aufgeteilt, wird der Anteil jedes Empfängers einzeln gerundet. Jeder Einzahlungsschein lautet auf den gerundeten Anteil. Das «Total (gerundet)» ist die Summe der gerundeten Anteile.

Gerundeten Betrag auf der Rechnung anzeigen

Bestehende Rechnungstemplates zeigen weiterhin den exakten Betrag an. Damit der gerundete Betrag und die Rundungsdifferenz auf der Rechnung erscheinen, stehen eigene Platzhalter zur Verfügung:

• {TOTAL_AMOUNT_WITH_TAX_ROUNDED} - Gesamtbetrag inkl. MWST (gerundet)
• {SHARE_AMOUNT_WITH_TAX_ROUNDED} - Anteil inkl. MWST (gerundet)
• {SHARE_ROUNDING_DIFFERENCE} - Rundungsdifferenz des Anteils
• {TOTAL_ROUNDING_DIFFERENCE} - Rundungsdifferenz total

Möchten Sie die Rundung nutzen, empfehlen wir, Ihre Rechnungstemplates entsprechend anzupassen. Die ACE digital solutions ag hilft Ihnen dabei auf Anfrage gerne weiter.