Status einer Auftragsposition

In ACEO Business haben alle Auftragspositionen einen Status. Dabei werden vier unterschiedliche Arten von Status unterschieden:

• Entwurf
• Offen
• Teilweise verrechnet
• Verrechnet

Entwurf

Positionen vom Typ “Nach Wert” oder “(Fix-)Preis” können den Status “Entwurf” haben. Dies ist sinnvoll, wenn eine Position erstellt werden soll, der genaue Wert oder die Bemessungsgrundlage aber noch nicht bekannt ist. Obwohl der Wert ein Pflichtfeld ist, kann die Position ohne Angabe gespeichert werden.

Dies ermöglicht es, bereits Zeitaufwände auf diese Position zu rapportieren, auch wenn die Abrechnung erst nach der Verurkundung aufgrund eines festgelegten Werts erfolgt.

Die Position bleibt im Status “Entwurf”, bis sie das nächste Mal bearbeitet wird. Da der Preis bzw. der Wert ein Pflichtfeld ist, kann dieses Feld nur beim erstmaligen Hinzufügen einer neuen Position leer bleiben. Spätestens bei der nächsten Bearbeitung der Position muss der Wert erfasst werden.

Sobald der Wert bekannt ist, wird empfohlen, diesen so schnell wie möglich nachzutragen.

Die «Art der Abrechnung» einer Position können Sie im Status «Entwurf» und «Offen» ändern. Ist die Position «Teilweise verrechnet» oder «Verrechnet», ist das Feld gesperrt.

Hinweis: Positionen im Status “Entwurf“ werden nicht im Export der offenen Aufträge berücksichtigt. Erst wenn der Wert eingetragen wurde, wird die Position in den Berechnungen und im Export erfasst.

Offen

Auftragspositionen haben nach deren Komplettierung (Alle Pflichtfelder sind ausgefüllt) immer den Status offen.

Solange Auftragspositionen offen sind, können darauf Zeiterfassungseinträge vorgenommen und Auslagen erfasst werden.

Teilweise verrechnet

Der offene Betrag einer Auftragsposition kann im Rechnungsprozess entweder automatisch überschrieben oder manuell angepasst werden. Wird weniger als der offene Betrag der Auftragsposition verrechnet, bleibt ein Restbetrag dieser Position offen.

In diesem Fall wird der Status der Auftragsposition automatisch auf „Teilweise verrechnet“ gesetzt. Die Position kann später mit dem verbleibenden Restbetrag erneut auf einer Rechnung aufgenommen werden.

Solange Auftragspositionen nur teilweise verrechnet sind, können darauf Zeiterfassungseinträge vorgenommen und Auslagen erfasst werden.

Eine Auftragsposition muss jedoch nicht vollständig verrechnet sein, damit der Auftrag abgeschlossen werden kann.

Verrechnet

Sind auf einer Position alle Leistungen (Zeiterfassungseinträge und Auslagen) abgerechnet, ändert sich der Status automatisch von “Offen” oder “Teilweise verrechnet” auf “Verrechnet”.

Abschluss eines Auftrages

Ein Auftrag kann jederzeit manuell abgeschlossen werden.

Zusätzliche Informationen

Sobald eine erstellte Rechnung wieder gelöscht wird, werden alle Status auf ihren ursprünglichen Wert zurückgesetzt.